Digitales Prüfkataster für Arbeitsmittel und Prüfungen

Welche Arbeitsmittel müssen geprüft werden?

Eine universelle Liste mit einer einzigen Prüffrist für alle Arbeitsmittel gibt es nicht.

Nach § 14 Betriebssicherheitsverordnung müssen bestimmte Arbeitsmittel beispielsweise vor der erstmaligen Verwendung, wiederkehrend, nach prüfpflichtigen Änderungen oder nach außergewöhnlichen Ereignissen geprüft werden. Die konkreten Fristen hängen von Arbeitsmittel, Gefährdung, Einsatzbedingungen und den jeweils einschlägigen Regelungen ab. Prüfergebnisse müssen grundsätzlich dokumentiert werden; elektronische Aufzeichnungen sind ausdrücklich möglich.

Prüffristen aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten

Ein häufiger Fehler besteht darin, pauschale Internetangaben zu übernehmen. Für zahlreiche Arbeitsmittel müssen Prüffristen anhand der tatsächlichen betrieblichen Bedingungen festgelegt werden.

Ein Gerät, das täglich unter belastenden Baustellenbedingungen eingesetzt wird, kann anders zu bewerten sein als ein vergleichbares Gerät in einem sauberen Büro.

Ein digitales Prüfkataster sollte deshalb sowohl gesetzliche oder technische Vorgaben als auch betrieblich festgelegte Prüffristen abbilden können.

DGUV Vorschrift 3 und elektrische Betriebsmittel

Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel ist die DGUV Vorschrift 3 von besonderer Bedeutung. Auch hier sind Art des Betriebsmittels, Einsatzbedingungen und festgestellte Fehlerquoten wichtige Faktoren bei der Festlegung geeigneter Prüfintervalle. Die DGUV nennt für verschiedene Anlagen und Betriebsmittel entsprechende Richtwerte und Anforderungen.

Software sollte daher nicht suggerieren, jedes elektrische Gerät müsse ausnahmslos nach demselben Zeitraum geprüft werden. Sinnvoller ist ein System, das relevante Vorgaben bereitstellt und die betrieblich festgelegte Prüffrist transparent dokumentiert.

Prüfkataster digital führen statt Excel-Listen pflegen

Eine typische Prüfliste enthält Gerätenummer, Bezeichnung und nächsten Prüftermin. Für wenige Geräte kann das zunächst ausreichen.

Mit wachsendem Bestand entstehen jedoch schnell Probleme: Geräte wechseln Standorte, werden ausgesondert oder neu angeschafft. Prüfberichte werden separat gespeichert. Verantwortliche ändern sich. Termine werden übersehen.

Ein digitales Prüfkataster führt sämtliche Informationen direkt am jeweiligen Arbeitsmittel zusammen.

Jedes Arbeitsmittel erhält eine eindeutige Historie

Für ein Arbeitsmittel können beispielsweise interne Identifikationsnummer, Standort, Kategorie, Hersteller, Baujahr, zuständige Person, Prüfvorschrift, Prüffrist und aktueller Status hinterlegt werden.

Nach jeder Prüfung wird das Ergebnis direkt dem Arbeitsmittel zugeordnet. Dadurch entsteht eine durchgängige Prüfchronologie.

Das ist besonders hilfreich, wenn eine Maschine mehrere Jahre im Unternehmen verwendet wird. Statt alte Prüfberichte in verschiedenen Ordnern suchen zu müssen, lässt sich unmittelbar erkennen, wann welche Prüfung durchgeführt wurde und ob Beanstandungen bestanden.

Bei einem Standortwechsel bleibt die Historie am Arbeitsmittel erhalten.

Automatisches Fristenmanagement für Prüfungen

Der größte organisatorische Vorteil eines digitalen Prüfkatasters liegt in der vorausschauenden Terminsteuerung.

Das System kann bereits Wochen vor einer bevorstehenden Prüfung anzeigen, dass Handlungsbedarf besteht. Verantwortliche können externe Prüfdienstleister rechtzeitig beauftragen oder interne befähigte Personen einplanen.

Nach Abschluss der Prüfung wird der neue Termin automatisch auf Grundlage der hinterlegten Prüffrist berechnet oder vom Verantwortlichen festgelegt.

Dadurch wird aus einer statischen Geräteliste ein aktives Prüfmanagement.

Das Prüfkataster lässt sich zusätzlich mit anderen Modulen verbinden. Wird ein neues Arbeitsmittel angelegt, kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich ist, Beschäftigte unterwiesen werden müssen oder eine Erstprüfung vorgesehen ist.

Wird bei einer Prüfung ein Mangel festgestellt, kann direkt eine Maßnahme angelegt und einem Verantwortlichen zugewiesen werden.

Unternehmen erhalten damit einen zentralen Überblick darüber, welche Arbeitsmittel vorhanden sind, welche Prüfungen vorgeschrieben oder festgelegt wurden, was demnächst fällig wird und bei welchen Geräten aktuell Handlungsbedarf besteht.

Das reduziert nicht nur Verwaltungsaufwand. Ein aktuelles Prüfkataster trägt wesentlich dazu bei, dass sicherheitsrelevante Prüfungen nicht erst nach Ablauf einer Frist oder im Rahmen einer Kontrolle wieder auffallen.

Für die Ersterfassung eines umfangreichen Gerätebestands ist eine praktikable Importfunktion besonders hilfreich. Bestehende Excel-Listen können übernommen und anschließend um fehlende Angaben ergänzt werden. Für neue Arbeitsmittel bieten sich QR-Codes oder eindeutige Inventarnummern an. Wird ein Code am Gerät gescannt, kann der zuständige Mitarbeiter direkt den aktuellen Prüfstatus, vorhandene Berichte und gegebenenfalls offene Mängel sehen. Das erleichtert Kontrollen vor Ort und reduziert das Risiko, ähnlich aussehende Geräte miteinander zu verwechseln.

Bei der Prüfung selbst sollte das System unterschiedliche Ergebnisse abbilden können. Neben „bestanden“ und „nicht bestanden“ sind beispielsweise Hinweise, kleinere Mängel, Nutzungsbeschränkungen oder eine sofortige Außerbetriebnahme relevant. Wird ein sicherheitskritischer Mangel festgestellt, muss dies im Status deutlich erkennbar sein. Gleichzeitig sollte dokumentiert werden, wer über den Mangel informiert wurde und welche Folgemaßnahme eingeleitet wurde. So entsteht eine nachvollziehbare Kette vom Prüfergebnis bis zur Behebung und erneuten Freigabe des Arbeitsmittels.

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen Arbeitsmittel, Prüfung und Prüfer. Nicht jede Prüfung darf von jeder beliebigen Person vorgenommen werden. Je nach Vorschrift und Arbeitsmittel können besondere Anforderungen an eine befähigte Person oder eine zugelassene Überwachungsstelle bestehen. Eine Software kann entsprechende Qualifikationen und externe Prüfdienstleister hinterlegen und bei der Terminplanung berücksichtigen. Sie ersetzt dabei nicht die fachliche Beurteilung der Prüfkompetenz, verhindert aber, dass Zuständigkeiten nur informell bekannt sind.

Für die Unternehmenssteuerung sind Auswertungen über den gesamten Bestand nützlich. Verantwortliche können beispielsweise sehen, wie viele Prüfungen in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen fällig werden, an welchen Standorten gehäuft Mängel auftreten oder welche Gerätekategorien besonders häufig beanstandet werden. Solche Daten helfen nicht nur bei der Terminplanung, sondern können auch Hinweise für Beschaffung, Wartung und Gefährdungsbeurteilung liefern. Damit wird das Prüfkataster von einer reinen Fristenliste zu einer belastbaren Informationsquelle für den sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln.

Auch Stilllegung und Aussonderung gehören in den Lebenszyklus eines Arbeitsmittels. Wird ein Gerät verkauft, verschrottet oder dauerhaft außer Betrieb genommen, sollte es nicht einfach aus dem Kataster gelöscht werden. Sinnvoller ist ein archivierter Status mit Datum und Grund der Aussonderung. So bleibt nachvollziehbar, weshalb keine weitere Prüfung mehr terminiert ist. Gleichzeitig verhindert dies, dass bereits ausgesonderte Geräte versehentlich wieder als aktive Arbeitsmittel erscheinen oder offene Prüfungen unnötig weiterlaufen.