Erste Hilfe und Brandschutz digital organisieren

Ersthelfer und Brandschutzhelfer richtig organisieren

Bei der Zahl der Ersthelfer gibt die DGUV Vorschrift 1 konkrete Mindestwerte vor. Bei zwei bis 20 anwesenden Versicherten ist grundsätzlich mindestens ein Ersthelfer erforderlich. Bei mehr als 20 anwesenden Versicherten gelten in Verwaltungs- und Handelsbetrieben fünf Prozent und in sonstigen Betrieben zehn Prozent. Ersthelfer müssen grundsätzlich entsprechend ausgebildet und in der Regel innerhalb von zwei Jahren fortgebildet werden.

Entscheidend ist dabei das Wort „anwesend“. Ein Unternehmen kann auf dem Papier genügend ausgebildete Ersthelfer besitzen und trotzdem zeitweise unterbesetzt sein, wenn Urlaub, Krankheit, Außendienst oder Schichtbetrieb nicht berücksichtigt wurden.

Ersthelfer-Qualifikationen und Fortbildungen überwachen

Ein digitales System kann für jeden Ersthelfer Ausbildungsdatum, Fortbildung, Standort und organisatorische Zuordnung speichern.

So ist auf einen Blick sichtbar, welche Personen aktuell zur Verfügung stehen und bei wem eine Fortbildung bevorsteht. Automatische Erinnerungen verhindern, dass Qualifikationen unbemerkt auslaufen oder erforderliche Trainings zu spät geplant werden.

Besonders wichtig wird dies bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Die bloße Gesamtzahl ausgebildeter Ersthelfer sagt wenig darüber aus, ob an jedem Standort genügend qualifizierte Personen vorhanden sind.

Wie viele Brandschutzhelfer werden benötigt?

Die Anzahl der Brandschutzhelfer ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Nach der Arbeitsstättenregel ASR A2.2 ist ein Anteil von fünf Prozent der Beschäftigten in der Regel ausreichend. Bei erhöhter Brandgefährdung, vielen anwesenden Personen, eingeschränkt mobilen Personen oder großen räumlichen Ausdehnungen können jedoch mehr Brandschutzhelfer erforderlich sein. Auch Schichtbetrieb, Urlaub und Krankheit sind zu berücksichtigen.

Eine digitale Lösung sollte deshalb nicht einfach pauschal fünf Prozent berechnen und den Vorgang als erledigt markieren. Sie kann die Sollzahl als Orientierung darstellen, muss aber gleichzeitig Besonderheiten des Betriebes berücksichtigen können.

Qualifikationen, Standorte und Zuständigkeiten zentral verwalten

In der Praxis befinden sich Nachweise häufig an verschiedenen Stellen. Ein Ausbildungszertifikat liegt in der Personalakte, eine Excel-Tabelle beim Arbeitsschutzbeauftragten und eine Liste der Ersthelfer hängt am schwarzen Brett.

Problematisch wird dies, sobald sich etwas ändert. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, wechselt den Standort oder übernimmt eine andere Schicht. Die verschiedenen Listen werden dann möglicherweise nicht gleichzeitig aktualisiert.

Ein zentrales Arbeitsschutzsystem reduziert genau diese Informationsbrüche.

Automatische Erinnerungen statt manueller Terminlisten

Zu jeder Qualifikation kann eine Wiedervorlage hinterlegt werden. Verantwortliche erhalten Hinweise, bevor eine Fortbildung erforderlich wird.

Damit können Schulungen frühzeitig organisiert werden, statt erst dann zu reagieren, wenn eine Qualifikation bereits nicht mehr aktuell ist.

Auch die Personalplanung lässt sich besser unterstützen. Verlässt beispielsweise ein Ersthelfer einen Standort, kann sichtbar werden, dass die Sollbesetzung dort zukünftig unterschritten wird.

Dasselbe Prinzip gilt für Brandschutzhelfer und weitere betriebliche Funktionen wie Evakuierungshelfer oder Sicherheitsbeauftragte, soweit diese im Unternehmen relevant sind.

Erste Hilfe und Brandschutz als Teil des Arbeitsschutzmanagements

Erste Hilfe und Brandschutz sollten nicht als isolierte Listen betrachtet werden. Sie hängen unmittelbar mit anderen Arbeitsschutzbereichen zusammen.

Die Gefährdungsbeurteilung kann beispielsweise ergeben, dass aufgrund besonderer Brandrisiken zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Die Arbeitsschutzorganisation legt fest, wer für deren Umsetzung verantwortlich ist. Unterweisungen vermitteln den Beschäftigten das richtige Verhalten. Das Dokumentenmanagement hält Nachweise und Zertifikate bereit.

Ein digitales System kann diese Zusammenhänge verbinden.

Dadurch erhält die Unternehmensleitung nicht nur eine Liste mit Namen, sondern einen tatsächlichen Status: Wie viele Ersthelfer werden benötigt? Wie viele sind qualifiziert? Wo fehlen Personen? Welche Fortbildung läuft demnächst aus? Sind die Brandschutzhelfer über alle Standorte und Schichten ausreichend verteilt?

Gerade im Notfall zeigt sich der Unterschied zwischen formaler Dokumentation und funktionierender Organisation.

Das Ziel eines digitalen Systems sollte deshalb nicht darin bestehen, möglichst viele Zertifikate zu speichern. Entscheidend ist, dass Unternehmen jederzeit erkennen können, ob ihre betriebliche Notfallorganisation tatsächlich funktionsfähig ist.

Zur funktionierenden Ersten Hilfe gehört mehr als die Benennung von Ersthelfern. Unternehmen müssen auch organisatorisch sicherstellen, dass Hilfe schnell geleistet werden kann. Dazu gehören je nach Betrieb beispielsweise geeignete Meldewege, Verbandmaterial, Kennzeichnung, Informationen über Notrufmöglichkeiten und die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen. Ein digitales System kann diese Punkte als Standort-Check abbilden und Verantwortlichen zeigen, welche organisatorischen Voraussetzungen geprüft wurden. Besonders bei neuen Niederlassungen oder Umbauten lässt sich damit vermeiden, dass einzelne Elemente der Notfallorganisation übersehen werden.

Im Brandschutz sollten neben den Helferqualifikationen auch betriebliche Besonderheiten berücksichtigt werden. Flucht- und Rettungswege, Feuerlöscheinrichtungen, Sammelstellen und Alarmierungsabläufe müssen zur Arbeitsstätte passen. Beschäftigte müssen wissen, wie sie sich im Brandfall verhalten und welche Aufgaben speziell geschulte Personen übernehmen. Digitale Checklisten können regelmäßige Kontrollen unterstützen und festgestellte Mängel direkt in Maßnahmen überführen. Dadurch wird beispielsweise aus einem versperrten Fluchtweg nicht nur ein dokumentierter Hinweis, sondern eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin.

Für Unternehmen mit Schichtbetrieb ist eine reine Personenliste besonders wenig aussagekräftig. Entscheidend ist, ob zu den tatsächlichen Arbeitszeiten genügend qualifizierte Beschäftigte verfügbar sind. Eine gute Software kann Qualifikationen deshalb mit Standort, Team oder Schicht verknüpfen. So wird sichtbar, wenn zwar insgesamt zehn Ersthelfer vorhanden sind, in einer Nachtschicht aber regelmäßig niemand mit aktueller Qualifikation eingesetzt wird. Diese Betrachtung verbessert die Einsatzplanung und macht personelle Lücken frühzeitig erkennbar.

Auch Übungen und betriebliche Erfahrungen sollten in die Organisation zurückfließen. Zeigt eine Evakuierungsübung beispielsweise, dass ein Sammelplatz ungeeignet ist oder Beschäftigte Alarmwege nicht kennen, können daraus direkt Maßnahmen und neue Unterweisungsinhalte entstehen. Dasselbe gilt für reale Erste-Hilfe-Ereignisse. Ein integriertes System verbindet damit Qualifikationen, Unterweisungen, Ereignisse und Verbesserungsmaßnahmen. So bleibt Erste Hilfe und Brandschutz nicht bei statischen Listen stehen, sondern entwickelt sich mit dem Betrieb weiter.

Für die laufende Kontrolle kann ein Standort-Dashboard zusätzlich anzeigen, ob die notwendige Ausstattung und Organisation zuletzt geprüft wurde. So lassen sich beispielsweise offene Aufgaben zu Verbandmaterial, Kennzeichnung, Alarmierung oder Helferbesetzung gemeinsam betrachten. Gerade bei Filialbetrieben ist das hilfreicher als eine zentrale Gesamtliste, weil lokale Abweichungen sofort sichtbar werden. Verantwortliche erhalten dadurch eine konkrete Arbeitsgrundlage für regelmäßige Begehungen und können festgestellte Punkte unmittelbar dokumentieren und nachverfolgen.