Arbeitsschutz Unterweisungen: Mitarbeiter regelmäßig unterweisen und Nachweise sicher verwalten

Wann müssen Mitarbeiter unterwiesen werden?

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit. Sie muss auf Arbeitsplatz und Aufgabenbereich ausgerichtet sein. Besonders relevant wird eine Unterweisung beispielsweise bei einer Einstellung, einer Veränderung des Aufgabenbereichs, beim Einsatz neuer Arbeitsmittel oder bei Einführung einer neuen Technologie.

Darüber hinaus sind Wiederholungsunterweisungen erforderlich. Je nach Rechtsgebiet gelten unterschiedliche Vorgaben. Die DGUV Vorschrift 1 sieht grundsätzlich mindestens eine jährliche Wiederholung vor, soweit nicht spezielle Anforderungen kürzere Intervalle vorgeben. Weitere Unterweisungsanlässe können sich beispielsweise aus der Betriebssicherheitsverordnung oder Gefahrstoffverordnung ergeben.

Unterweisung muss zur tatsächlichen Tätigkeit passen

Allgemeine Präsentationen zum Thema Arbeitsschutz können eine Orientierung bieten, ersetzen aber nicht automatisch eine tätigkeitsbezogene Unterweisung. Ein Mitarbeiter in einer Werkstatt benötigt andere Informationen als ein Beschäftigter im Lager, auf einer Baustelle oder an einem Bildschirmarbeitsplatz.

Typische Unterweisungsthemen können beispielsweise sein:

• Gefährdungen am Arbeitsplatz
• sichere Verwendung von Maschinen und Arbeitsmitteln
• persönliche Schutzausrüstung
• Gefahrstoffe und Betriebsanweisungen
• Brandschutz und Verhalten im Brandfall
• Erste Hilfe und Notfallorganisation
• Verkehrs- und Fluchtwege
• Ergonomie und Bildschirmarbeit
• besondere Tätigkeiten oder Arbeitsverfahren
• betriebliche Regeln und Schutzmaßnahmen

Welche Themen tatsächlich erforderlich sind, ergibt sich insbesondere aus den Tätigkeiten und der Gefährdungsbeurteilung des Unternehmens.

Erstunterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit

Ein häufiger organisatorischer Fehler besteht darin, neue Mitarbeiter zunächst arbeiten zu lassen und sie erst Wochen später in eine allgemeine Sammelunterweisung aufzunehmen. Bei relevanten Gefährdungen kann die erforderliche Unterweisung jedoch bereits vor Aufnahme der Tätigkeit notwendig sein.

Ein digitales Arbeitsschutzsystem kann Tätigkeitsprofile mit erforderlichen Unterweisungen verbinden. Dadurch wird sichtbar, welche Themen vor Arbeitsbeginn abgeschlossen werden müssen und bei welchen Beschäftigten noch ein Nachweis fehlt.

Wiederholungsunterweisungen automatisch im Blick behalten

Je größer ein Unternehmen wird, desto aufwendiger kann die Terminüberwachung werden. Mitarbeiter treten ein oder aus, Tätigkeiten ändern sich, Qualifikationen laufen ab und verschiedene Unterweisungen können unterschiedliche Wiederholungsintervalle besitzen.

Mit einem digitalen Fristenmanagement können Unterweisungen mit Terminen und Wiedervorlagen verknüpft werden. Anstehende oder überfällige Vorgänge werden sichtbar. Dadurch muss die Personal- oder Arbeitsschutzverantwortung nicht zahlreiche Einzelkalender und Excel-Listen kontrollieren.

Unterweisungsnachweise richtig organisieren

Bei einer Kontrolle kann entscheidend sein, nachvollziehbar zu zeigen, wann eine Unterweisung durchgeführt wurde, welches Thema sie betraf und welche Beschäftigten teilgenommen haben. Deshalb sollte eine systematische Dokumentation mindestens Thema, Datum, Zuständigkeit und Teilnehmer bzw. erforderliche Nachweise berücksichtigen.

Im digitalen Arbeitsschutz können Unterweisungsnachweise bestimmten Personen oder Gruppen zugeordnet werden. Gleichzeitig lassen sich Fristen und Wiederholungen überwachen. Dokumente werden damit nicht nur gespeichert, sondern erhalten einen konkreten fachlichen Bezug.

Digitale Unterweisung: sinnvoll, aber nicht automatisch ausreichend

Digitale Lerninhalte können viele Unterweisungsprozesse vereinfachen. Ob eine vollständig digitale Unterweisung im Einzelfall genügt, hängt jedoch von der Tätigkeit und den Anforderungen ab. Praktische Einweisungen, Übungen oder persönliche Rückfragen können weiterhin erforderlich sein.

Ein sinnvolles digitales Konzept kombiniert deshalb Inhalte mit Rückfragemöglichkeiten, Verständnisprüfung und einer verantwortlichen Person. Bei Maschinen, besonderen Arbeitsverfahren oder praktischen Schutzmaßnahmen kann eine zusätzliche Einweisung vor Ort notwendig sein.

Unterweisung in verständlicher Sprache

Eine Unterweisung erfüllt ihren Zweck nur, wenn die Beschäftigten sie verstehen. Sprachkenntnisse, Ausbildung, Erfahrung und Tätigkeitsprofil sollten deshalb berücksichtigt werden. Besonders bei internationalen Teams reicht es nicht aus, komplizierte Fachtexte lediglich auszuhändigen.

Informationen sollten verständlich, tätigkeitsbezogen und praxisnah vermittelt werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass Beschäftigte wissen, wie sie sich bei einer Gefahr tatsächlich verhalten sollen.

Unterweisungen mit der Gefährdungsbeurteilung verbinden

Besonders effizient wird digitales Arbeitsschutzmanagement, wenn Unterweisungen nicht isoliert geführt werden. Wird in einer Gefährdungsbeurteilung beispielsweise festgestellt, dass Mitarbeiter mit einem bestimmten Arbeitsmittel oder Gefahrstoff umgehen, können daraus relevante Unterweisungen abgeleitet werden.

So entsteht eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Gefährdung, Schutzmaßnahme, Betriebsanweisung, Unterweisung und Nachweis. Änderungen einer Tätigkeit können wiederum einen neuen Unterweisungsbedarf auslösen.

Unterweisungsmanagement für mehrere Standorte

Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten benötigen sowohl zentrale Standards als auch standortspezifische Regelungen. Gemeinsame Unterweisungsthemen können zentral organisiert werden, während besondere Gefährdungen eines Standorts separat berücksichtigt werden.

Über Rollen und Zuständigkeiten können Führungskräfte oder andere Verantwortliche Aufgaben übernehmen. Gleichzeitig erhält die Unternehmensleitung eine Übersicht über offene, fällige und überfällige Unterweisungen.

Arbeitsschutz-Unterweisungen digital organisieren

Der Deutsche Arbeitsschutz Dienst verbindet Unterweisungsnachweise mit Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Dokumenten und Fristen. Automatische Erinnerungen können dabei helfen, Wiederholungen rechtzeitig einzuplanen. Bei einer Kontrolle sind relevante Nachweise schneller auffindbar und müssen nicht aus unterschiedlichen Ordnern und E-Mail-Postfächern zusammengesucht werden.

Welche Unterweisungen für Ihr Unternehmen relevant sein können, hängt von Branche, Tätigkeiten, Arbeitsmitteln und Gefährdungen ab. Über den kostenfreien Arbeitsschutz-Kurzcheck können Sie eine erste Einschätzung erhalten. Weitere Details finden Sie in der Übersicht unserer Arbeitsschutz-Leistungen sowie in den FAQ.