Digitales Prüfkataster: Prüfpflichten für Arbeitsmittel und Anlagen zentral verwalten

Was ist ein Prüfkataster?

Ein Prüfkataster ist eine strukturierte Übersicht über Arbeitsmittel und Anlagen, für die Prüfungen organisiert und dokumentiert werden müssen. Es beantwortet unter anderem folgende Fragen:

• Welches Arbeitsmittel muss geprüft werden?
• Wo befindet es sich?
• Welche Prüfung ist erforderlich?
• Wer darf diese Prüfung durchführen?
• Wann wurde zuletzt geprüft?
• Wann ist der nächste Termin?
• Wie lautete das Prüfergebnis?
• Wurden Mängel festgestellt?
• Welche Maßnahmen wurden daraus abgeleitet?
• Wo befindet sich der Prüfbericht?

Gerade bei vielen Arbeitsmitteln lässt sich ohne ein zentrales Kataster nur schwer zuverlässig feststellen, welche Prüfungen aktuell oder überfällig sind.

Prüffristen sind nicht immer pauschal festgelegt

Ein wichtiger Grundsatz der Betriebssicherheitsverordnung lautet, dass Art und Umfang erforderlicher Prüfungen sowie Fristen wiederkehrender Prüfungen im jeweiligen Kontext bestimmt werden müssen, soweit konkrete Vorgaben nicht bereits bestehen.

Dabei können unter anderem die Gefährdungsbeurteilung, die Betriebssicherheitsverordnung, Technische Regeln für Betriebssicherheit, Herstellerangaben, betriebliche Erfahrungen und bisherige Prüfergebnisse relevant sein.

Die häufig verbreitete Vorstellung, jedes Arbeitsmittel habe automatisch eine überall identische starre Prüffrist, ist deshalb problematisch. Ein digitales Prüfkataster sollte Termine verwalten, aber keine fachlich unbegründeten Prüffristen erfinden.

Arbeitsmittel eindeutig erfassen

Damit Prüfungen zuverlässig zugeordnet werden können, sollten Arbeitsmittel möglichst eindeutig identifizierbar sein. Neben Bezeichnung und Standort können beispielsweise Inventarnummer, Hersteller, Typ oder interne Kennzeichnung verwendet werden.

Dadurch lässt sich ein Prüfbericht später genau dem Arbeitsmittel zuordnen, für das die Prüfung tatsächlich durchgeführt wurde. Besonders in Unternehmen mit mehreren identischen Geräten verhindert dies Verwechslungen.

Prüfberichte direkt mit dem Arbeitsmittel verbinden

Ein häufiger Praxisfehler ist, dass Prüfberichte nur als E-Mail-Anhang oder in allgemeinen Dateiordnern gespeichert werden. Monate später ist dann unklar, zu welchem Arbeitsmittel ein Bericht gehört oder ob ein festgestellter Mangel behoben wurde.

Im digitalen Prüfkataster können Bericht, Prüfergebnis, Mangel und Folgetermin unmittelbar dem jeweiligen Objekt zugeordnet werden. So entsteht eine fortlaufende Arbeitsmittelakte.

Was passiert bei festgestellten Mängeln?

Eine Prüfung ist nicht mit dem Hochladen des Prüfberichts abgeschlossen. Werden Mängel festgestellt, muss geklärt werden, welche Maßnahme erforderlich ist und ob das Arbeitsmittel weiter sicher verwendet werden kann.

Ein digitales Arbeitsschutzmanagement kann aus einem festgestellten Mangel eine Aufgabe erzeugen, einen Verantwortlichen zuordnen und eine Frist hinterlegen. Bei sicherheitskritischen Feststellungen kann außerdem eine besondere Kennzeichnung oder organisatorische Sperre vorgesehen werden.

Automatische Erinnerungen an Prüftermine

Bei vielen Arbeitsmitteln entsteht erheblicher Verwaltungsaufwand, wenn Termine einzeln in Kalendern gepflegt werden. Ein digitales Fristenmanagement kann nächste Prüftermine automatisch sichtbar machen.

Verantwortliche können frühzeitig an fällige Prüfungen erinnert werden. Überfällige oder kritische Vorgänge lassen sich hervorheben. Damit wird aus einer statischen Liste ein aktives Aufgabenmanagement.

Prüfkataster und Gefährdungsbeurteilung verknüpfen

Arbeitsmittelprüfung und Gefährdungsbeurteilung gehören fachlich zusammen. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt, Gefährdungen vor Verwendung von Arbeitsmitteln zu beurteilen. Daraus können erforderliche Schutzmaßnahmen sowie Art, Umfang und Fristen bestimmter Prüfungen entstehen.

Werden beide Prozesse digital verbunden, bleibt nachvollziehbar, warum eine Prüfung erforderlich ist und auf welcher betrieblichen Grundlage ein Intervall festgelegt wurde.

Prüfungen nach Veränderungen oder besonderen Ereignissen

Neben planmäßigen wiederkehrenden Prüfungen können auch besondere Ereignisse relevant sein. Änderungen, außergewöhnliche Ereignisse oder bestimmte Montagesituationen können zusätzliche Prüfungen vor weiterer Nutzung erforderlich machen.

Ein modernes Prüfkataster sollte deshalb nicht ausschließlich Kalenderintervalle verwalten, sondern auch anlassbezogene Prüfungen und geänderte Prüffristen abbilden können.

Mehrere Standorte und große Gerätebestände verwalten

Besonders hilfreich ist ein digitales Prüfkataster für Unternehmen mit Werkstätten, Filialen, Lagern, Baustellen oder mehreren Produktionsstandorten. Arbeitsmittel können dem tatsächlichen Standort zugeordnet werden.

Die Geschäftsführung erhält eine übergreifende Übersicht, während Verantwortliche vor Ort nur die für ihren Bereich relevanten Arbeitsmittel und Aufgaben bearbeiten können.

Prüfnachweise bei Kontrollen schnell finden

Bei einer Kontrolle sollte schnell nachvollziehbar sein, welche relevanten Arbeitsmittel vorhanden sind, wann diese geprüft wurden und welche Nachweise dazu existieren. Eine zentrale digitale Struktur reduziert die Suchzeit erheblich.

Prüfungen können mit Datum, verantwortlicher Person, Status und Dokumentation geführt werden. Benötigte Unterlagen lassen sich dadurch gezielter zusammenstellen.

Prüfkataster als Bestandteil des digitalen Arbeitsschutzes

Der Deutsche Arbeitsschutz Dienst verbindet Prüfkataster, Dokumentenmanagement, Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen und Fristen. Das Portal kann organisatorisch auf Prüfbedarfe hinweisen und an Termine erinnern. Die konkrete fachliche Festlegung einer Prüfung und eine gegebenenfalls erforderliche Prüfung durch eine befähigte Person werden dadurch jedoch nicht ersetzt.

Mit dem kostenfreien Arbeitsschutz-Kurzcheck können Sie zunächst prüfen, welche Arbeitsschutzbereiche für Ihren Betrieb relevant sein können. Weitere Informationen zum Prüfkataster und zum Fristenmanagement finden Sie unter Leistungen sowie in unseren ausführlichen FAQ.