Gefahrstoffverzeichnis und Betriebsanweisungen digital verwalten

Was gehört in ein Gefahrstoffverzeichnis?

Nach der Gefahrstoffverordnung muss der Arbeitgeber grundsätzlich ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe führen, soweit nicht die dort geregelte Ausnahme für Tätigkeiten mit geringer Gefährdung greift.

Das Gefahrstoffverzeichnis enthält unter anderem:

• Bezeichnung des Gefahrstoffs
• Einstufung oder Angaben zu gefährlichen Eigenschaften
• verwendete Mengenbereiche
• Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition
• Verweis auf das jeweilige Sicherheitsdatenblatt

Damit wird das Verzeichnis zu einer wichtigen Übersicht über die im Unternehmen tatsächlich vorhandenen Gefahrstoffe.

Sicherheitsdatenblätter zentral hinterlegen

Das Sicherheitsdatenblatt enthält wesentliche Informationen zu Eigenschaften, Gefahren, Schutzmaßnahmen, Lagerung, persönlicher Schutzausrüstung und Verhalten bei Zwischenfällen. In vielen Unternehmen befinden sich Sicherheitsdatenblätter jedoch an unterschiedlichen Speicherorten oder nur als alte PDF-Dateien in E-Mail-Postfächern.

Eine zentrale digitale Verwaltung kann das Sicherheitsdatenblatt direkt mit dem jeweiligen Gefahrstoff verknüpfen. Dadurch wird schneller sichtbar, ob Unterlagen fehlen oder überprüft werden müssen.

Gefahrstoffe immer im Zusammenhang mit der Tätigkeit bewerten

Allein die Information, dass sich ein bestimmter Stoff im Unternehmen befindet, reicht für eine belastbare Gefährdungsbeurteilung nicht aus. Entscheidend ist unter anderem, wie, in welcher Menge, wie lange und unter welchen Bedingungen Beschäftigte damit arbeiten.

Die Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt deshalb nicht nur die gefährlichen Eigenschaften eines Stoffes, sondern auch Exposition, Arbeitsverfahren und bestehende Schutzmaßnahmen.

Ein digitaler Gefahrstoffworkflow kann Stoff, Einsatzort, Sicherheitsdatenblatt und zugehörige Gefährdungsbeurteilung miteinander verbinden.

Substitutionsprüfung nicht vergessen

Ein wichtiger Bestandteil des Gefahrstoffmanagements ist die Prüfung, ob ein gefährlicher Stoff oder Verfahren durch eine weniger gefährliche Alternative ersetzt werden kann. Die Begründung „Das verwenden wir schon seit Jahren“ ist dabei keine ausreichende fachliche Bewertung.

Eine digitale Prozessführung kann die Substitutionsprüfung als eigenen Schritt vorsehen und dokumentieren, dass diese Frage tatsächlich betrachtet wurde.

Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe

Für relevante Tätigkeiten mit Gefahrstoffen sind verständliche und tätigkeitsbezogene Betriebsanweisungen erforderlich. Nach § 14 Gefahrstoffverordnung müssen sie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen.

Dazu gehören beispielsweise Informationen über vorhandene Gefahrstoffe und Gefährdungen, erforderliche Schutzmaßnahmen, persönliche Schutzausrüstung, Hygiene sowie das Verhalten bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen.

Eine Betriebsanweisung sollte nicht nur formal vorhanden, sondern für die betroffenen Mitarbeiter zugänglich und verständlich sein.

Unterweisung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen

Beschäftigte müssen auf Grundlage der Betriebsanweisung über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen unterwiesen werden. Für Gefahrstoffe bestehen hierbei besondere Anforderungen. Unterweisungen müssen vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen durchgeführt werden.

Digital können Betriebsanweisung und Unterweisungsnachweis miteinander verbunden werden. Dadurch wird nachvollziehbar, auf welcher Grundlage eine Unterweisung durchgeführt wurde und welche Beschäftigten teilgenommen haben.

Änderungen zuverlässig nachverfolgen

Gefahrstoffmanagement ist kein einmaliger Vorgang. Neue Produkte werden beschafft, Rezepturen ändern sich, Sicherheitsdatenblätter werden aktualisiert oder Arbeitsverfahren verändern sich.

Ein zentrales digitales System hilft dabei, bestehende Informationen nicht einfach zu überschreiben, sondern Veränderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Relevante Änderungen können wiederum eine Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung auslösen.

Gefahrstoffmanagement für mehrere Standorte

Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten müssen wissen, welcher Stoff tatsächlich an welchem Standort verwendet wird. Eine allgemeine zentrale Stoffliste kann ansonsten den Eindruck vermitteln, ein Stoff werde überall eingesetzt.

Digitale Standortzuordnungen ermöglichen eine differenziertere Darstellung. Gleichzeitig können gemeinsame Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter zentral genutzt werden, ohne standortspezifische Einsatzbedingungen zu verlieren.

Dokumente und Fristen an einer Stelle

Zum Gefahrstoffmanagement gehören oftmals zahlreiche Informationen: Verzeichnis, Sicherheitsdatenblätter, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise, mögliche Vorsorgeanlässe und gegebenenfalls weitere Prüf- oder Schutzmaßnahmen.

Wenn diese Informationen in unterschiedlichen Ordnern liegen, entstehen Medienbrüche. Das digitale Arbeitsschutzmanagement des Deutschen Arbeitsschutz Dienstes ist darauf ausgelegt, Dokumente fachlich mit Standorten, Tätigkeiten, Gefährdungen und Aufgaben zu verknüpfen.

Gefahrstoffe können weitere Arbeitsschutzpflichten auslösen

Bestimmte Gefahrstoffexpositionen können beispielsweise Auswirkungen auf arbeitsmedizinische Vorsorge, persönliche Schutzausrüstung oder besondere Aufzeichnungspflichten haben. Deshalb sollte ein Gefahrstoffverzeichnis nicht als isolierte Einkaufsliste verstanden werden.

Die Stärke einer digitalen Lösung liegt gerade darin, Zusammenhänge zwischen Gefahrstoff, Gefährdungsbeurteilung, Schutzmaßnahme, Betriebsanweisung, Unterweisung und gegebenenfalls Vorsorge sichtbar zu machen.

Digitales Gefahrstoffmanagement starten

Der Deutsche Arbeitsschutz Dienst unterstützt bei der strukturierten Verwaltung von Gefahrstoffverzeichnis, Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblättern und zugehörigen Nachweisen. Fachliche Entscheidungen, Messungen oder erforderliche Expertenbewertungen werden durch die digitale Organisation nicht ersetzt.

Welche Gefahrstoff- und Arbeitsschutzthemen in Ihrem Betrieb relevant sein können, lässt sich mit dem kostenfreien Arbeitsschutz-Kurzcheck zunächst eingrenzen. Weitere Funktionen finden Sie unter Leistungen. Vertiefende Antworten zu Gefahrstoffen und digitalem Arbeitsschutz bietet unser FAQ-Bereich.