Erste Hilfe im Betrieb: Ersthelfer, Ausrüstung und Schulungsnachweise richtig organisieren

Wie viele Ersthelfer braucht ein Unternehmen?

Die erforderliche Anzahl orientiert sich unter anderem an der Zahl der anwesenden Versicherten und der Art des Betriebs. Nach den DGUV-Vorgaben ist bei zwei bis zwanzig anwesenden Versicherten grundsätzlich mindestens ein Ersthelfer erforderlich. Bei mehr als zwanzig anwesenden Versicherten werden in Verwaltungs- und Handelsbetrieben regelmäßig fünf Prozent und in sonstigen Betrieben zehn Prozent angesetzt.

Für die Praxis genügt es aber nicht, nur die mathematische Mindestzahl aus der Gesamtbelegschaft zu berechnen. Urlaub, Krankheit, Außendienst und Schichtsysteme müssen berücksichtigt werden. Ein Unternehmen mit beispielsweise drei geschulten Ersthelfern kann trotzdem organisatorische Lücken haben, wenn diese gleichzeitig nicht anwesend sind.

Ersthelfer-Qualifikationen und Fortbildungen überwachen

Ersthelfer benötigen eine entsprechende Aus- und Fortbildung. Unternehmen sollten daher nachvollziehbar dokumentieren können, welche Mitarbeiter qualifiziert sind und wann eine Fortbildung erforderlich wird.

Im digitalen Arbeitsschutz können Qualifikationen einem Mitarbeiter zugeordnet und mit Wiedervorlagen verbunden werden. Dadurch wird frühzeitig sichtbar, wenn Schulungen oder Nachweise aktualisiert werden müssen.

Eine zentrale Übersicht kann beispielsweise enthalten:

• Name und Einsatzbereich des Ersthelfers
• Standort oder Schicht
• Ausbildungs- und Fortbildungsnachweise
• nächster relevanter Termin
• Vertretungsregelungen
• Status der Qualifikation

Verbandkasten und Erste-Hilfe-Ausrüstung regelmäßig kontrollieren

Zur Erste-Hilfe-Organisation gehört auch die Ausstattung. Verbandkästen oder andere Einrichtungen sollten nicht nur angeschafft und anschließend vergessen werden. Inhalt, Vollständigkeit, Zugänglichkeit und Verwendbarkeit müssen berücksichtigt werden.

Ein verbreiteter Praxisfehler besteht darin, lediglich das Ablaufdatum einzelner Materialien zu prüfen. Genauso wichtig ist jedoch, ob Material nach einer Nutzung ersetzt wurde und ob der Verbandkasten im Notfall schnell erreichbar ist.

In einem digitalen System lassen sich Erste-Hilfe-Einrichtungen als prüfbare Objekte führen. Ein Verantwortlicher und ein internes Kontrollintervall können hinterlegt und Kontrollen dokumentiert werden.

Erste-Hilfe-Organisation an mehreren Standorten

Besondere Anforderungen entstehen bei Unternehmen mit Filialen, Baustellen, Lagern oder mehreren Betriebsstätten. Eine zentrale Liste aller Ersthelfer reicht dann häufig nicht aus. Entscheidend ist, ob am jeweiligen Standort und zu den tatsächlichen Arbeitszeiten eine ausreichende Organisation vorhanden ist.

Digitale Standortzuordnungen schaffen Transparenz. Ersthelfer, Verbandkästen, Aufgaben und Nachweise können dem jeweiligen Standort zugewiesen werden. Die Unternehmensleitung behält gleichzeitig eine übergreifende Übersicht.

Erste-Hilfe-Leistungen vertraulich dokumentieren

Auch tatsächlich geleistete Erste Hilfe ist zu dokumentieren. Solche Aufzeichnungen können beispielsweise später wichtig werden, wenn gesundheitliche Folgen auftreten oder ein Zusammenhang mit einem Arbeitsunfall geprüft werden muss.

Dabei ist Datenschutz besonders wichtig. Informationen über Verletzungen und gesundheitliche Ereignisse dürfen nicht offen im Verbandkasten oder in einem frei zugänglichen Ordner liegen. Die FAQ des Deutschen Arbeitsschutz Dienstes weisen deshalb ausdrücklich auf eine vertrauliche Dokumentation und rollenbasierte Zugriffssteuerung hin.

Elektronische Dokumentation kann verwendet werden, wenn die erforderlichen Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung eingehalten werden. Nach den einschlägigen Vorgaben werden Dokumentationen von Erste-Hilfe-Leistungen grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt.

Erste Hilfe mit Unterweisungen und Notfallorganisation verbinden

Die Erste-Hilfe-Organisation funktioniert besonders gut, wenn sie mit anderen Arbeitsschutzprozessen verbunden wird. Mitarbeiter sollten wissen, wo sich Erste-Hilfe-Einrichtungen befinden, welche Personen als Ersthelfer zur Verfügung stehen und wie ein Notruf ausgelöst wird.

Auch Notfallkontakte, Alarmabläufe und Zuständigkeiten können zentral hinterlegt werden. So entsteht aus einzelnen Dokumenten eine funktionierende Notfallorganisation.

Warum Excel-Listen schnell an Grenzen kommen

Eine einfache Tabelle kann für wenige Mitarbeiter zunächst ausreichend erscheinen. Probleme entstehen häufig, sobald unterschiedliche Standorte, Qualifikationen und Fristen zusammenkommen. Dann müssen mehrere Listen ständig manuell abgeglichen werden.

Hinzu kommt, dass ein abgelaufener Schulungsnachweis nicht automatisch auffällt. Ein digitales Fristenmanagement kann Termine dagegen frühzeitig anzeigen und Verantwortliche auf erforderliche Maßnahmen hinweisen.

Nachweise bei Kontrollen schnell bereitstellen

Bei einer Arbeitsschutzkontrolle kann gefragt werden, wie die Erste Hilfe organisiert ist. Dann sollten Unternehmen nicht erst verschiedene Personalakten, Papierordner und E-Mails durchsuchen müssen.

Eine strukturierte Dokumentation ermöglicht es, Ersthelfer, Qualifikationen, Termine, Ausrüstung und relevante Nachweise themen- oder standortbezogen zusammenzuführen. Das erleichtert die Vorbereitung einer Kontrolle und verbessert gleichzeitig die interne Organisation.

Digitale Erste-Hilfe-Organisation für Unternehmen

Der Deutsche Arbeitsschutz Dienst unterstützt Unternehmen dabei, Ersthelfer, Qualifikationen, Fristen und Erste-Hilfe-Unterlagen zentral zu verwalten. Anstehende Termine können im Fristenmanagement sichtbar gemacht und Dokumente den entsprechenden Personen oder Standorten zugeordnet werden.

Das digitale System ersetzt dabei weder praktische Schulungen noch die erforderliche betriebliche Organisation. Es sorgt jedoch dafür, dass Zuständigkeiten, Nachweise und Termine wesentlich transparenter werden.

Ist Ihre Erste-Hilfe-Organisation vollständig?

Mit dem kostenfreien Arbeitsschutz-Kurzcheck können Unternehmen in wenigen Schritten eine erste Einschätzung ihres Arbeitsschutzstatus erhalten. Informationen zu weiteren Funktionen wie Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüfkataster und Fristenmanagement finden Sie unter Leistungen. Antworten auf häufige Fragen bietet unser ausführlicher FAQ-Bereich zum digitalen Arbeitsschutz.